Szanowni Państwo,

wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów jak również w związku ze zbliżającym się terminem 10 grudnia 2023, zgodnie z którym  Jednostki samorządu terytorialnego w celu wykonywania zadań publicznych będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń,  zapraszamy Państwa na webinar i jednocześnie szkolenie którego tematem będzie Przygotowanie urzędu do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych z uwzględnieniem wybranych zagadnień postępowania z dokumentem elektronicznym w świetle KPA i Instrukcji kancelaryjnej.

Szkolenie jest dedykowane klientom e-Instytucja.pl korzystającym z systemu eZD, który na potrzeby Ustawy został już zintegrowany z systemem e-Doręczeń ale również wszystkim zainteresowanym tematem e-doręczeń i w konsekwencji koniecznością zapewnienia elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie, podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym czy pieczęcią oraz logowania do aplikacji przez Węzeł Krajowy.

Dla Urzędów, nie korzystających z systemu eZD, e-Doręczenia to szczególne wyzwanie ale mamy nadzieję, że udział w naszym szkoleniu pozwoli przygotować się na ten ustawowy obowiązek a nawet zaplanować konieczne w tym kierunku działania.

.

Szkolenie jest bezpłatne dla wszystkich uczestników.

Materiały ze szkolenia będą udostępnione odpłatnie z wyłączeniem Klientów e-Instytucja.

Agenda webinarium:

09:00 – 09:10 – Przywitanie gości, agenda spotkania.

09:10 – 09:40 –  Zastosowanie e-doręczeń w systemie eZD – e-Instytucja.pl – Arkadiusz Kowalewski – prezentacja integracji systemu eZD z systemem e-Doręczęń.

09:40 – 10.40 – Szkolenie „Przygotowanie urzędu do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych” z uwzględnieniem wybranych zagadnień postępowania z dokumentem elektronicznym w świetle KPA i Instrukcji kancelaryjnej” część I – Artur Prasal.

11.40 – 12.00 – Przerwa.

12.00 – 15.00 – Szkolenie „Przygotowanie urzędu do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych” z uwzględnieniem wybranych zagadnień postępowania z dokumentem elektronicznym w świetle KPA i Instrukcji kancelaryjnej” część II – Artur Prasal.

15:00– 15:10 – Podsumowanie, pytania i odpowiedzi oraz zakończenie spotkania.

Webinarium odbędzie się we wtorek 24 października w godzinach 9.00 do 15.10.

Zapisy przyjmujemy do 23 października 2023. Link ze spotkaniem na MS Teams otrzymacie Państwo również 23 października, dzień przed webinarium.

Poniżej szczegółowy plan szkolenia oraz linki do ważnych informacji dotyczących e-doręczeń.

 Plan szkolenia

Przygotowanie urzędu do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych  z uwzględnieniem wybranych zagadnień postępowania z dokumentem elektronicznym
w świetle KPA i Instrukcji kancelaryjnej. 

1. Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:

• pismo w postaci papierowej i elektronicznej – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne;
• sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy prawa i różne wymagania;
• najczęstsze problemy związane z wykorzystaniem ESP;
• poczta elektroniczna w KPA;

2. Prowadzenie spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego:

• data wszczęcia sprawy w aspekcie dokumentu elektronicznego;
• potwierdzenie złożenia dokumentu;
• wpływ dokumentu elektronicznego – badanie wymagań formalnych;
• przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism;
• wysyłka pism a nowe wymagania związane z e-Doręczeniami;
• doręczenia wydruków pism z systemu teleinformatycznego;
• wybrane zagadnienia i wątpliwości związane z prowadzeniem akt spraw. 

3. Doręczenia elektroniczne obecnie:

• doręczanie pism w procedurze administracyjnej ePUAP;
• dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach;
• potwierdzenie odbioru pisma;
• doręczenia – tryb UPP czy UPD w świetle praktyki i orzecznictwa;
• doręczanie „za pomocą adresu e-mail”;
• problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych;
• podpis paczki (koperty) xml na ePUAP czy dokumentu doręczanego – orzecznictwo. 

4. Nowe doręczenia elektroniczne:

• system doręczeń elektronicznych – pierwotne założenia a stan obecny;
• nowe usługi doręczeń (PURDE, PUH, KURDE);
• porównanie nowych usług i dotychczasowych sposobów doręczeń;
• różnice między wysyłką ePUAP a wysyłką PURDE/PUH.
• terminy wejścia w życie nowych wymagań prawnych dla różnych podmiotów – aspekty praktyczne
• wymagania formalne związane z wdrożeniem eDoręczeń – czyli podstawowe zadania urzędu;
• wyznaczenie i zadania administratora skrzynki doręczeń;
• procedura utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych;
• konsekwencje aktywacji adresu elektronicznego dla podmiotu publicznego – skutki prawne, organizacyjne i finansowe.
• wyjątki od doręczenia elektronicznego i przepisy przejściowe – czyli jak doręczać dokumenty w praktyce – omówienie kluczowych wątpliwości prawnych;
• omówienie propozycji przykładowych procedur doręczeń elektronicznych po 10 grudnia 2023 r. – analiza autorska;
• procedury doręczenia PURDE/PUH;
• dowody wysłania i otrzymania, inne dowody’
• opłaty, pojemności skrzynek, wielkości przesyłek, wymagania techniczne przesyłki – czyli jak przygotować pismo.

Linki – e-Doręczenia

Ministerstwo Cyfryzacji oraz Związek Cyfrowa Polska informują o obowiązku e-Doręczeń dla ponad 80 tysięcy urzędów i jednostek samorządowych w Polsce, zmiany od grudnia 2023 r. (biznesinfo.pl)

e-Doręczenia w JST – co warto wiedzieć | Serwis Samorządowy PAP

e-Doręczenia – e-Doręczenia – Portal Gov.pl (www.gov.pl)